Chuẩn bị ảnh và nội dung trước khi làm website khách sạn

Một website khách sạn đẹp hay không, phần lớn do ảnh và chữ chứ không do giao diện. Cùng một mẫu, khách sạn có ảnh sáng, mô tả phòng đầy đủ sẽ trông khác hẳn khách sạn chỉ có vài tấm ảnh chụp vội. Thời gian bàn giao web cũng thường tính từ lúc nhận đủ tài liệu, nên chuẩn bị trước giúp anh chị có web sớm hơn. Bài này là danh sách để anh chị gom dần, có thể in ra và đánh dấu.

Phần 1: Ảnh

Danh sách ảnh nên có

• Mặt tiền: chụp ban ngày, thấy rõ biển tên và lối vào. Thêm một tấm buổi tối nếu đèn đẹp.
• Sảnh, quầy lễ tân: để khách hình dung lúc mới đến.
• Mỗi hạng phòng 3–5 ảnh: toàn cảnh từ góc cửa, giường, phòng tắm, view cửa sổ hoặc ban công, một chi tiết đẹp (bàn làm việc, góc trà).
• Tiện nghi chung: nhà hàng, khu ăn sáng, hồ bơi, sân vườn, bãi đỗ xe, thang máy.
• Xung quanh: con đường, quán ăn gần, cảnh đặc trưng của khu vực. Đây là thứ giúp khách quyết định chọn chỗ này thay vì chỗ khác.

Cách chụp bằng điện thoại cho đẹp

1. Chụp ban ngày, bật hết đèn, mở rèm. Ánh sáng tự nhiên làm phòng trông rộng và sạch hơn.
2. Dọn phòng như lúc đón khách: ga phẳng, khăn gấp, cất dép, dây sạc, thùng rác, đồ cá nhân của nhân viên.
3. Cầm máy ngang và thẳng. Đứng ở góc phòng, giữ máy ngang ngực, giữ các đường dọc của tường và cửa thẳng đứng. Ảnh ngang dùng được cho nhiều vị trí trên web hơn ảnh dọc.
4. Hạn chế góc siêu rộng. Ống góc rộng làm phòng trông to hơn thực tế; khách đến nơi thấy khác sẽ thất vọng và đánh giá thấp.
5. Không chỉnh màu quá tay, không dùng bộ lọc. Chỉ cần chỉnh sáng nhẹ nếu ảnh tối.
6. Gửi ảnh gốc qua Google Drive hoặc gửi file, không gửi qua tin nhắn vì ảnh bị nén mờ.

Không cần máy ảnh đắt tiền. Một chiếc điện thoại đời gần đây và một buổi sáng nắng đẹp là đủ cho phần lớn khách sạn nhỏ. Nếu có ngân sách, thuê thợ chụp kiến trúc nửa ngày là khoản đầu tư dùng được nhiều năm, cho cả web, OTA và Google Maps.

Về bản quyền ảnh

Chỉ dùng ảnh do khách sạn tự chụp hoặc có quyền sử dụng. Không lấy ảnh trên mạng, kể cả ảnh của khách đăng lên, khi chưa hỏi ý họ. Ảnh minh họa trên các web mẫu chỉ để trình diễn; khi web chạy thật, toàn bộ phải thay bằng ảnh thật của khách sạn.

Phần 2: Thông tin từng hạng phòng

Với mỗi hạng phòng, chuẩn bị một bảng nhỏ:

Mục	Ví dụ
Tên hạng phòng	Phòng Đôi Ban Công
Số phòng thuộc hạng này	6 phòng
Diện tích	22 m²
Giường	1 giường đôi 1m8
Số người tối đa	2 người lớn và 1 trẻ dưới 6 tuổi
View, cửa sổ	Ban công nhìn ra phố
Tiện nghi trong phòng	Điều hòa, nước nóng, tủ lạnh nhỏ, ấm siêu tốc, bàn làm việc
Giá ngày thường, cuối tuần, lễ Tết	Ghi rõ đã gồm thuế, phí hay chưa

Một mẹo nhỏ: ghi thật những điểm chưa hoàn hảo, như “phòng không có cửa sổ” hay “không có thang máy”. Khách biết trước sẽ ít phàn nàn hơn rất nhiều so với khách phát hiện lúc nhận phòng.

Phần 3: Giới thiệu khách sạn

Viết ba đến năm câu trả lời các câu hỏi: khách sạn ở đâu, gần chỗ nào, phù hợp với ai, điều gì khiến khách nhớ. Tránh những cụm chung chung như “không gian sang trọng, dịch vụ chuyên nghiệp” vì khách sạn nào cũng nói vậy. Thay vào đó, hãy cụ thể: “đi bộ 5 phút ra chợ đêm”, “chủ nhà nấu bữa sáng mỗi ngày”, “có chỗ để xe máy trong nhà”.

Homestay và nhà nghỉ gia đình càng nên kể chuyện của chủ nhà: vì sao làm homestay, gia đình có mấy người, khách ở đây được trải nghiệm gì. Mẫu Homestay Ấm Cúng dành chỗ riêng cho phần này. Với lodge, retreat trên núi, mẫu Núi Sương đặt ảnh cảnh quan lên trước, nên càng cần ảnh phong cảnh đẹp.

Phần 4: Vị trí và đường đi

• Địa chỉ đầy đủ theo tên phường, xã mới sau khi sắp xếp đơn vị hành chính.
• Đường dẫn Google Maps chính xác đến cửa khách sạn.
• Khoảng cách tới sân bay, bến xe, nhà ga, trung tâm và cách đi: taxi, xe công nghệ, xe buýt.
• Chỗ đỗ ô tô, xe máy; nếu ngõ nhỏ ô tô không vào được, ghi rõ chỗ dừng xe gần nhất.

Phần 5: Quy định và chính sách

• Giờ nhận phòng, trả phòng; phí nhận sớm, trả muộn.
• Chính sách hủy, đặt cọc, hoàn tiền.
• Trẻ em, giường phụ, thú cưng, hút thuốc.
• Giấy tờ cần mang khi nhận phòng để làm thủ tục khai báo lưu trú.
• Các hình thức thanh toán nhận tại quầy.

Những thông tin này sẽ dùng cho cả trang quy định, trang câu hỏi thường gặp và trang chính sách của web.

Phần 6: Thông tin pháp lý và liên hệ

• Tên doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh, mã số, địa chỉ đăng ký.
• Số điện thoại, số Zalo, email, trang Facebook.
• Logo dạng file gốc nếu có (PNG nền trong hoặc file vector).
• Tên miền đã có, hoặc vài lựa chọn tên miền mong muốn.

Nếu dùng phần mềm quản lý

Nếu khách sạn đang dùng app Sổ Lưu Trú, phần lớn thông tin phòng, giá đã nằm trong app và web tự đồng bộ, anh chị chỉ cần chuẩn bị ảnh và phần giới thiệu. Nếu chưa dùng phần mềm nào, bài phần mềm quản lý homestay giúp anh chị cân nhắc có nên dùng không.

Khi đã gom đủ sáu phần trên, việc làm web chỉ còn là sắp xếp. Thời gian bàn giao các gói của Sổ Lưu Trú từ 5 đến 30 ngày làm việc, tính từ lúc nhận đủ tài liệu; chi tiết ở trang bảng giá.