Website đặt phòng trực tiếp: cách giảm phụ thuộc OTA mà không mất khách

Các kênh đặt phòng trực tuyến (OTA) giúp khách sạn nhỏ có khách ngay từ tháng đầu. Đổi lại, mỗi đơn khách sạn trả một khoản hoa hồng. Mức hoa hồng thường được nhắc tới trong ngành vào khoảng 15–25% giá phòng, tùy kênh, tùy hợp đồng và chương trình quảng bá anh chị tham gia; con số đúng cho khách sạn của mình nằm trong hợp đồng với từng kênh. Bài này không khuyên bỏ OTA. Mục tiêu thực tế hơn: để những khách đã biết khách sạn có đường đặt thẳng, dễ như đặt qua OTA.

Vì sao khách đã biết mình vẫn đặt qua OTA

Hãy thử tìm tên khách sạn của mình trên Google bằng điện thoại. Rất nhiều khách sạn nhỏ gặp tình huống: kết quả đầu tiên là trang của OTA, còn khách sạn chỉ có trang Facebook ít cập nhật. Khách không cố ý chọn OTA; họ chọn chỗ có ảnh rõ, giá rõ và nút đặt.

Ba lý do hay gặp nhất:

• Không có chỗ để đặt: khách sạn không có web, hoặc web chỉ có số điện thoại.
• Không chắc chắn: nhắn tin hỏi phòng rồi chờ, không biết lúc nào được trả lời, không có gì xác nhận bằng văn bản.
• Giá trên web cao hơn hoặc không có giá: khách không có lý do để rời OTA.

Website đặt phòng trực tiếp giải quyết đúng ba điểm này.

Một website đặt phòng trực tiếp cần có gì

Trang phòng có giá và ảnh thật

Mỗi hạng phòng một trang: ảnh, diện tích, loại giường, số người, tiện nghi, giá tham khảo. Khách so sánh trang này với trang OTA; nếu trang của khách sạn ít thông tin hơn, họ sẽ quay lại OTA.

Nút đặt phòng rõ ràng, có xác nhận

Ở mức cơ bản, khách chọn ngày, hạng phòng, để lại tên và số điện thoại; yêu cầu về email và Zalo của lễ tân, lễ tân xác nhận lại. Ở mức cao hơn, web hiển thị phòng trống và giá theo từng ngày, khách đặt xong là có mã đặt phòng, tự tra cứu, đổi, hủy được. Điều quan trọng là khách biết rõ yêu cầu của mình đang ở bước nào: “đã gửi, chờ xác nhận” khác với “đã xác nhận”.

Lý do để đặt trực tiếp

Không nhất thiết phải giảm giá sâu. Những lý do hiệu quả thường là: nhận phòng sớm nếu có phòng, bữa sáng miễn phí, đưa đón, nâng hạng khi còn phòng, hoặc đơn giản là chính sách hủy linh hoạt hơn. Trước khi đưa ra ưu đãi giá, anh chị nên đọc lại điều khoản về giá trong hợp đồng với các OTA để không vi phạm cam kết đã ký.

Liên lạc ngay trên điện thoại

Nút Gọi, Zalo, Messenger nổi ở góc màn hình. Nhiều khách Việt muốn hỏi một câu trước khi đặt; nếu phải tìm số điện thoại, họ sẽ bỏ đi.

Đưa khách về web: làm từ khách quen trước

Khách quen là nhóm dễ chuyển sang đặt trực tiếp nhất, vì họ đã tin khách sạn. Một số việc làm ngay được:

1. In địa chỉ web lên mọi thứ khách cầm: thẻ phòng, hóa đơn, danh thiếp, túi đồ dùng, mã QR ở quầy lễ tân.
2. Nói với khách lúc trả phòng: “Lần sau anh chị đặt trên web của khách sạn thì được nhận phòng sớm”. Một câu, không cần tờ rơi.
3. Trả lời tin nhắn bằng đường dẫn: khi khách hỏi giá trên Zalo, gửi đường dẫn tới trang phòng thay vì gõ lại mô tả.
4. Cập nhật Google Maps: hồ sơ doanh nghiệp trên Google có ô “Trang web”. Điền đúng địa chỉ web để khách tìm tên khách sạn thấy ngay nút vào web. Cách làm chi tiết có trong bài đưa khách sạn lên Google Maps.

Giữ OTA cho đúng vai trò

OTA vẫn rất có ích để khách lần đầu tìm thấy anh chị, nhất là khách nước ngoài và khách ở xa. Cách nhìn hợp lý là: OTA là kênh tìm khách mới, web là kênh giữ khách. Vài nguyên tắc:

• Không để trùng phòng: khi bán cùng lúc trên nhiều kênh, phải có một nơi quản lý phòng trống chung. Nếu chưa có công cụ đồng bộ, hãy giữ riêng một số phòng cho kênh trực tiếp và cập nhật thủ công mỗi ngày.
• Theo dõi tỷ lệ phòng: biết mỗi tháng bao nhiêu đêm phòng đến từ OTA, bao nhiêu từ web, điện thoại, khách vãng lai. Bài công suất phòng hướng dẫn cách tính để so sánh qua từng tháng.
• Thông tin nhất quán: tên, địa chỉ, ảnh, tiện nghi trên web và OTA phải giống nhau. Khách thấy khác nhau sẽ nghi ngờ cả hai.

Tính thử: bao nhiêu đơn trực tiếp thì đủ bù chi phí web

Anh chị có thể tự tính bằng số của chính khách sạn mình. Ví dụ minh họa: giá phòng trung bình 600.000 ₫, giả sử hoa hồng OTA của anh chị là 18%, thì mỗi đêm phòng chuyển được sang đặt trực tiếp giữ lại khoảng 108.000 ₫. Phí duy trì gói Khởi Đầu là 1.800.000 ₫/năm, tương đương khoảng 17 đêm phòng mỗi năm, tức chưa tới hai đêm mỗi tháng. Hãy thay giá phòng và mức hoa hồng thật của mình vào phép tính này.

Đây là phép tính chỉ để định hướng. Nó chưa tính chi phí làm web năm đầu, thời gian lễ tân xử lý đơn, và cũng chưa tính phần lợi khó đo: khách đặt trực tiếp để lại số điện thoại, email, anh chị chăm sóc lại được.

Chọn mẫu và gói cho khách sạn muốn đặt trực tiếp

Với khách sạn thành phố, khách công tác, mẫu Phố Hiện Đại đặt thanh chọn ngày ngay đầu trang và trình bày giá rõ ràng. Khách sạn nhỏ có cá tính riêng, có café hay không gian nghệ thuật, có thể xem mẫu Boutique Nghệ Thuật.

Về gói, gói Kinh Doanh (12.000.000 ₫, đã gồm VAT) được thiết kế cho đúng mục tiêu này: hiển thị phòng trống và giá theo ngày, đặt cọc bằng mã QR thanh toán, khách tự tra cứu đặt phòng, thêm một ngôn ngữ, đồng bộ đánh giá Google và gắn công cụ đo lường để biết đơn đến từ đâu. Các tính năng đặt phòng tức thì, đặt cọc và tra cứu chạy trên app Sổ Lưu Trú, thời điểm kích hoạt ghi trong hợp đồng. Chi tiết ở trang bảng giá.

Bắt đầu nhỏ cũng được: một web gọn có trang phòng, nút gọi và nút gửi yêu cầu đặt phòng, cộng với thói quen nhắc khách quen đặt qua web. Khi thấy đơn trực tiếp tăng lên, lúc đó mới cần thêm tính năng.